Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 13/Oktober 2016
Im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses treffen den Dienstgeber gewisse Verpflichtungen. Nachfolgend geben wir Ihnen einen auszugsweisen Überblick.
Pflichten gegenüber der Sozialversicherung
Meldepflicht: Sie trifft grundsätzlich den Dienstgeber (den Dienstnehmer nur in Sonderfällen, z. B. wenn der Dienstgeber im Inland keine Betriebsstätte hat). Dieser kann die Erfüllung der Meldepflicht auch auf Bevollmächtigte, wie etwa Steuerberater mit Spezialvollmacht, übertragen.
Die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldefristen ist für das reibungslose Funktionieren der Sozialversicherung von wesentlicher Bedeutung. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Versicherten die von ihnen benötigten Leistungen schnellstmöglich und in der richtigen Höhe in Anspruch nehmen können.
Die Meldungen zur Sozialversicherung (An- und Abmeldungen, Änderungsmeldungen etc.) sind mittels elektronischem Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern (ELDA) in den vom Hauptverband festgelegten einheitlichen Datensätzen an den Krankenversicherungsträger zu übermitteln.
In diesem Zusammenhang sei auch auf die Notwendigkeit der korrekten Angabe des Abmeldegrundes hingewiesen. Da dieser unterschiedlichste Rechtsfolgen nach sich ziehen kann, ist besonders darauf zu achten, dass ausschließlich jener Grund verwendet wird, der auch der tatsächlichen Beendigungsart des Dienstverhältnisses bzw. der Pflichtversicherung entspricht. Vor allem die Ansprüche auf Entgeltfortzahlung, Arbeitslosengeld sowie Auszahlung der Betrieblichen Vorsorge sind davon abhängig.
Beitragspflicht: Die Mittel der Sozialversicherung werden in erster Linie durch Beiträge aufgebracht, die auf Gefahr und Kosten des Dienstgebers beim zuständigen Krankenversicherungsträger fristgerecht einzuzahlen sind. Man spricht in diesem Fall von einer Bringschuld. Der Dienstgeber leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Gesundheitsversorgung.
Werden die Beiträge nicht innerhalb der gesetzlichen Einzahlungsfrist beglichen, sind unter Umständen Verzugszinsen zu entrichten. Für den Fall, dass die offenen Beiträge nicht bezahlt werden, kann der Versicherungsträger diese im gerichtlichen Verfahren eintreiben.
Auskunftspflicht: Auf Anfrage des Versicherungsträgers hat der Dienstgeber über alle für das Versicherungsverhältnis maßgebenden Umstände längstens binnen 14 Tagen wahrheitsgemäß Auskunft zu erteilen. Die gleiche Verpflichtung trifft den Versicherten und die Zahlungs-/Leistungsempfänger.
Bitte beachten Sie: Bei Verletzung der Melde- und Auskunftspflicht sind Sanktionsmaßnahmen in Form von Beitragszuschlägen, Ordnungsbeiträgen und/oder Verwaltungsstrafen gesetzlich vorgesehen.
Die Krankenversicherungsträger heben, um die Verwaltung zu vereinfachen, auch die Beiträge zur Pensions-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung sowie die sonstigen Nebenbeiträge und Umlagen ein und leiten diese an die jeweiligen Institutionen weiter.
Arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Anrechnung von Vordienstzeiten: Um die korrekte Einstufung des Dienstnehmers in das kollektivvertragliche Lohn- bzw. Gehaltsschema zu gewährleisten, gilt für anrechenbare Vordienstzeiten (z. B. Schul- und Studienzeiten, Elternkarenz, Lehre oder Präsenz- bzw. Zivildienst) eine wechselseitige Informations- bzw. Bekanntgabepflicht.
Der Dienstnehmer ist im Rahmen seiner vorvertraglichen Aufklärungspflicht zur Bekanntgabe (allenfalls) anrechenbarer Vordienstzeiten verpflichtet. Sollte er diese nicht von sich aus bekanntgeben, muss der Dienstgeber ihn danach fragen (Fragepflicht).
Darüber hinaus trifft auch den Dienstgeber eine vergleichbare Aufklärungs- bzw. (nach Vertragsabschluss) eine entsprechende Fürsorgepflicht. Demnach muss er den Dienstnehmer auffordern, einen Nachweis seiner im Bewerbungsschreiben bzw. Vorstellungsgespräch erwähnten Vordienstzeiten durch Zeugnisse oder Arbeitspapiere zu erbringen. Kommt der Dienstgeber dieser Verpflichtung nicht nach, ist eine allfällig im Kollektivvertrag enthaltene Verfallsfrist gehemmt. Das heißt, der Dienstnehmer kann die anrechenbaren Vordienstzeiten noch zu einem späteren Zeitpunkt nachweisen und rückwirkend die Entgeltdifferenz zur höheren Einstufung nachfordern.
Aufzeichnung der Arbeitszeit: Gemäß § 26 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (AZG) hat der Dienstgeber zur Überwachung der Einhaltung der in diesem Bundesgesetz geregelten Angelegenheiten in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Der Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten.
Arbeitszeitaufzeichnungen sind für alle vom AZG erfassten Dienstnehmer zu führen, d. h. auch für jene mit fixen Arbeitszeiten, Mehrstunden- und/oder Überstundenpauschale oder All-In-Vereinbarungen sowie für Teilzeitbeschäftigte (auch geringfügig Beschäftigte). Leitende Angestellte hingegen, denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen sind, unterliegen nicht dem AZG.
Wurde (insbesondere bei gleitender Arbeitszeit) vereinbart, dass die Aufzeichnungen vom Dienstnehmer zu führen sind, so hat der Dienstgeber den Dienstnehmer zur ordnungsgemäßen Führung anzuleiten. Der Dienstgeber trägt aber stets die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für vollständige und korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen.
Nach Ende der Gleitzeitperiode hat sich der Dienstgeber die Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Werden diese vom Dienstgeber durch ein Zeiterfassungssystem geführt, so ist dem Dienstnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihm Einsicht zu gewähren.
Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht (fehlende, unvollständige oder falsche Arbeitszeitaufzeichnung) kann folgende Konsequenzen nach sich ziehen:
- Nachzahlung von zu niedrig entrichteten Sozialversicherungsbeiträgen (samt Verzugszinsen),
- Schätzung der Arbeitszeiten seitens des Sozialversicherungsträgers,
- Geldstrafen bis zu € 1.815,00 je Dienstnehmer (vgl. § 28 Abs. 2 und 8 AZG),
- Erschwernis für den Dienstgeber, die korrekte Entlohnung des Dienstnehmers im Sinne der Regelungen gegen Lohn- und Sozialdumping zu belegen.
Praxishinweis: Online-Services
Die Sozialversicherung bietet nicht nur Dienstgebern eine Vielzahl an elektronischen Services (z. B. WEBEKU, ELDA etc.). Auch Versicherte (Dienstnehmer) profitieren von den diversen Online-Services, wie etwa
- dem Erstellen des Versicherungsdatenauszuges (Abfrage von Versicherungszeiten und Beitragsgrundlagen),
- der Anzeige des Datenauszuges zur Betrieblichen Vorsorge (Abfrage von Anwartschaftszeiten zur Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorge) oder
- dem Zugriff auf das persönliche Pensionskonto.
Autor: Mag. Wolfgang Böhm/NÖGKK